Ксения Жаафар,
руководитель Центра корпоративного
обучения и консультирования «PROFI»
Интервью журналисту интернет-портала о бизнесе и предпринимательстве «Про бизнес»:
— Ксения, в конце года хочется поговорить про необходимость подведения итогов года в компании. Зачем их подводить, что это даёт?
— Подведение итогов года — важная практика, которая помогает: во-первых, собрать результаты, увидеть, что они вообще есть; во-вторых, проанализировать полученные результаты. Какие они, соответствуют ли планам и ожиданиям, которые были в начале года, что удалось достичь или реализовать, а что нет. Что помогло и что помешало? Какие стратегии оказались эффективными, а какие нет? Какие ресурсы были задействованы, а какие остались не востребованы или их не хватило? А возможно, само планирование было не очень реалистичным. В-третьих, важным моментом является и сам акт присвоения результатов: я это могу, мы это можем. Ведь реализовывая свои планы и достигая целей, мы становимся теми, кто может это делать. Это дань результатам и самому (самим) себе. Важно не обесценивать свои усилия и свои результаты.
При анализе результатов для компании наиболее важными являются количественные показатели, и это понятно. Сколько проектов мы реализовали, какое количество своих клиентов сделали счастливыми, сколько потратили, сколько заработали, насколько увеличили штат, какие понесли издержки и т.д. Количественные показатели посчитать относительно легко, особенно если такой учёт в компании ведётся. Однако не менее важными являются и качественные показатели. Они больше касаются психологического климата в коллективе, удовлетворённости сотрудников своей работой, качественными личностными и профессиональными изменениями сотрудников, партнёров и даже клиентов.
Подведение итогов года — дело не только времязатратное, но и достаточно стрессовое. Так как так или иначе подведение итогов — это в том числе и оценка. Что сделал, как сделал, что не сделал и прочее. В рамках компании этот стресс повышается, так как это оценка внешняя и часто публичная.
Чтобы снизить уровень стресса сотрудников и их сопротивление, подведение итогов года стоит именно рассматривать как сбор результатов, а не оценивание. А в самом оценивании, которого так или иначе не избежать, можно использовать, так называемый, принцип «зелёной ручки», когда подчёркиваются все достижения, всё то, что сделано хорошо. Обычно сделанного хорошо намного больше, чем сделанного неудачно или несделанного. Выделяя и отмечая то, что сделано хорошо, мы фокусируем своё внимание на том, что сделано, а значит, можем это не обесценивая, присвоить, сделать своим, получить опыт реализации и успеха, это та опора, от которой можно будет отталкиваться и переходить на новый уровень задач. Это не означает, что промахи и неудачи нужно обходить стороной, им тоже нужно дать своё внимание. Но если у сотрудника есть 80% успеха, то 20% неудач или несделанного будут восприниматься гораздо легче. Более того, со списком сделанного и опытом достижений, ему будет с этой оставшейся «двадцаткой» гораздо легче справиться. Если же успешный опыт не присвоен и обесценен, то с тем, что не получилось, тем более будет сложно разобраться. На это просто не будет ресурса. Чтобы решить ту или иную задачу, нужно иметь опору, на которую можно опереться: знание, опыт, уверенность.
Подсвечивание достижений — это также форма признания. Это живительный поток в копилку поддержания и развития уверенности сотрудников и самой компании. Уверенная в себе компания знает, что у неё работают лучшие сотрудники, поэтому у неё нет необходимости в оценке с целью уличения, а есть необходимость подведения итогов с целью выделения достижений и поощрения, с целью анализа не столько исполнительских функций, сколько управленческих, потому что если лучшие не справляются, возможно, задачи поставлены некорректно, возможно, есть препятствия, решение которых находится в компетенции руководства или собственников компании, а возможно, не были учтены внешние факторы и риски.
— Какие ошибки делают при подведении итогов, как делать не надо?
Ключевые ошибки при подведении итогов частично вытекают из вышесказанного. Это большой фокус на неудачах, преувеличение их значимости, упускание из вида того, что сделано, обесценивание сделанного собой или другими. Увлечение количественными показателями в ущерб качественным.
— Как подводить итоги года с пользой для сотрудников и компании: какие можно использовать инструменты? Ксения, какие рекомендации Вы могли бы дать, чтобы подвести итоги года в компании с пользой?
В целом, экологичное подведение итогов можно сформулировать в «тризовской» формулировке задачи: «Как оценить, не оценивая?» Решением этого противоречия и нахождения такой формы, которая будет нестрессовой и эффективной, могут быть, например, следующие стратегии:
- Оценка и неоценка могут быть разведены во времени, а также функционально.
- Фокус на достижениях.
- Оценку производит сам сотрудник.
- Работодатель оценивает не сотрудника, а результаты, а также имеющиеся условия и ресурсы, предоставленные им сотрудникам, а также свои управленческие решения.
Резюмируя сказанное, таким образом, важно:
1. Собирать результаты, выделять достижения, подсвечивать сделанное.
2. Использовать принцип «зелёной ручки».
3. Оценивать, не оценивая.
4. Анализировать эффективные стратегии.
Также можно обозначить такой момент: результаты компании — это чаще всего то, насколько она умеет выбирать лучших, и то, насколько она их любит. Одна из форм заботы о сотрудниках — это наличие корпоративного психолога, которого лучше всего приглашать на аутсорсинг. Независимость внешнего специалиста способствует соблюдению конфиденциальности и формированию более высокого уровня доверия (что немаловажно именно для решения задач, которые помогает решить психолог), а также сохранению метапозиции, позволяющей более эффективно работать на результат.
Забота о сотрудниках отражается в уровне счастья сотрудников, это качественный показатель, который иногда тоже стоит измерять, и постоянно на него работать. И тогда бизнес-результаты случатся не как цель, к которой нужно идти на пределе сил, а как следствие — следствие любви к сотрудникам, а сотрудников к своему делу.
Подводить бизнес-итоги не задача психолога. В фокусе внимания психолога не бизнес-результаты, а человек. Поэтому и рекомендации будут касаться человека, то есть сотрудников. Что можно померить или прояснить, подводя итоги? Например:
- психологический климат в коллективе;
- мотивацию сотрудников, а также уровень их радости и удовлетворённости;
- уровень стресса и наличие профессионального выгорания.
Это можно сделать посредством проведения опросов, психологических игр, индивидуального и группового коучинга и фасилитаций, последние хороши также для командного подведения итогов и сбора результатов. Формат мероприятия зависит от размера компании и целей, которые ставит руководитель.
Например, можно организовать работу команд следующим образом:
1. Каждая команда выделяет и представляет три своих наиболее значимых достижения, делится стратегиями и подходами, которые помогли получить желаемые результаты и достичь поставленных целей. А также отмечает одну недостигнутую цель — что на взгляд команды помешало (чего не хватило) её достичь. Можно добавить личной рефлексии от каждого члена команды: чему я научился за этот год, что узнал в процессе реализации/нереализации поставленных задач, какой опыт приобрёл, как буду его использовать и т.д. Результаты и стратегии команд фиксируются на фасилитационной доске.
2. Команды изучают представленные результаты друг друга. Происходит обмен опытом и стратегиями. Эффективные стратегии других команд можно брать на заметку и отдельно фиксировать на доске.
3. Празднование побед. Также важная часть подведения итогов и завершения цикла, которая может стать значимым и приятным ритуалом. Её можно проводить в игровой или торжественной форме, здесь могут быть номинации, награждение и призы, обмен энергией, вниманием и благодарностями. Празднование побед может проходить и просто в форме праздничного чаепития. Главное, чтобы присутствовал основной посыл: “Мы — молодцы!”, “Спасибо, команда”.
4. Постановка целей на следующий этап. При подведении итогов года этот этап можно сделать непринуждённым, лёгким. Это не серьёзное планирование, а небольшой пунктир, мечта, которая выпускается на свободу, чтобы в следующем году реализоваться.
В малых компаниях это можно проводить в форме «круглого стола». Предложенный формат позволит собрать не только количественные, но и качественные результаты, дать внутреннюю оценку, присвоить полученные итоги, выявить эффективные стратегии, обменяться видением, почувствовать ответственность и сопричастность общему делу.
Подводя итоги, следует помнить, что результат важен, но не любой ценой. Процесс, приносящий удовлетворение и радость, не менее важен. Так как в конечном счёте даже зарплата и прибыль нам нужны именно для этого.
Беседовала Анастасия Тетерук, внештатный журналист бизнес-портала «Про бизнес».
Декабрь, 2023.